Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w Kancelarii MFW FIAŁEK Kancelaria Radcy Prawnego Mirosław Krzysztof Fiałek.
I. Administrator danych osobowych
- Administratorem danych osobowych, których dotyczy niniejsza informacja, jest kancelaria MFW FIAŁEK Kancelaria Radcy Prawnego Mirosław Krzysztof Fiałek z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa (Administrator lub Kancelaria).
- Niniejsza informacja określa zasady przetwarzania przez Administratora następujących danych osobowych:
- danych osobowych osób, które kontaktują się z Administratorem drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji oraz z którymi Administrator kontaktuje się drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji w jakiejkolwiek sprawie, a nie są kandydatami do pracy lub współpracy, klientami, kontrahentami Administratora czy ich osobami kontaktowymi;
- danych osobowych kontrahentów lub klientów Administratora;
- danych osobowych kandydatów do pracy lub współpracy z Administratorem biorących udział w procesach rekrutacyjnych lub składających aplikacje niezależnie od prowadzonych rekrutacji;
- danych osobowych przekazywanych Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek);
- danych osobowych pracowników oraz współpracowników kontrahentów i klientów Administratora (tzw. osób kontaktowych);
- danych osobowych osób zapisanych do newslettera Kancelarii.
- Mogą się Państwo skontaktować z Administratorem poprzez adres e-mail office@mfwfialek.com, telefonicznie pod numerem telefonu: +48 22 411 11 00 lub listownie na adres: MFW FIAŁEK Kancelaria Radcy Prawnego Mirosław Krzysztof Fiałek, Widok Towers, Aleje Jerozolimskie 44, 00-024 Warszawa.
- Administrator zbiera i przetwarza dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i przetwarza je zgodnie z przepisami prawa, w tym przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO).
- Zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w związku z zawieranymi umowami lub w związku ze świadczonymi usługami prawnymi są przekazywane osobom, których dane dotyczą w sposób odrębny.
II. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
- Dane osobowe osób, które kontaktują się z Administratorem drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej, formularza kontaktowego udostępnionego na stronie internetowej Administratora lub drogą tradycyjnej korespondencji, przekazane podczas rozmowy telefonicznej lub zawarte w tej korespondencji, a także dane osób, z którymi Administrator kontaktuje się drogą telefoniczną, za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji w jakiejkolwiek sprawie, a nie są kandydatami do pracy lub współpracy, klientami, kontrahentami Administratora czy ich osobami kontaktowymi, są przetwarzane wyłącznie w celu prowadzenia tej rozmowy lub korespondencji oraz załatwienia sprawy stanowiącej przedmiot rozmowy lub korespondencji lub odpowiednio w celu nawiązania czy prowadzenia współpracy i relacji w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Dane osobowe klientów lub kontrahentów Administratora są przetwarzane w celu nawiązania współpracy, zawarcia i wykonania umowy, rozliczenia umowy, prowadzenia korespondencji związanej z umową, obrony przed potencjalnymi roszczeniami lub dochodzenia roszczeń, wypełnienia obowiązków prawnych (np. podatkowych lub księgowych) a także w celu nawiązania i podtrzymania relacji biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tych celach jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit b RODO), uzasadniony interes w postaci prowadzenia korespondencji, nawiązania i podtrzymania relacji biznesowych, a także obrony przed potencjalnymi roszczeniami lub możliwości dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit f RODO), realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit c RODO).
- Dane osobowe kandydatów do pracy lub współpracy z Administratorem biorących udział w procesach rekrutacyjnych lub przekazujących Administratorowi swoje aplikacje niezależnie od prowadzonych rekrutacji są przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, oceny kandydatów, ich zdolności i kwalifikacji oraz wyboru kandydata lub kandydatów do pracy lub współpracy. W przypadku wyrażenia przez danego kandydata odrębnej zgody, dane będą również przetwarzane w celu zaproszenia takiego kandydata do udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych i przeprowadzenia tych procesów z jego udziałem.
- Podstawą prawną przetwarzania danych w celu wskazanym w punkcie 2.3 powyżej są:
- przepisy prawa (w szczególności art. 221 kodeksu pracy) w zakresie przetwarzania następujących danych osobowych kandydata do pracy na potrzeby aktualnego procesu rekrutacyjnego: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), numer PESEL, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit c RODO);
- zgoda kandydata do pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych wykraczających poza dane wymienione w punkcie 2.4(a) powyżej na potrzeby aktualnego procesu rekrutacyjnego oraz odrębna zgoda w zakresie przetwarzania danych na potrzeby prowadzenia procesów rekrutacyjnych w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
- zgoda kandydata do współpracy z Administratorem na podstawie umowy cywilnoprawnej w zakresie przetwarzania danych osobowych na potrzeby aktualnego procesu rekrutacyjnego oraz odrębna zgoda w zakresie przetwarzania danych na potrzeby prowadzenia procesów rekrutacyjnych w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit a RODO);
- prawnie uzasadniony interes Administratora w zakresie danych przekazanych w toku procesu rekrutacyjnego, np. podczas rozmów kwalifikacyjnych, którym jest możliwość oceny kandydatów, ich zdolności i kwalifikacji oraz wyboru kandydata lub kandydatów do pracy lub współpracy (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Dane osobowe przekazywane Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek) są przetwarzane w celu budowania sieci kontaktów biznesowych i zawodowych, możliwości pozostania w kontakcie z osobą, której dane dotyczą np. w związku z potencjalną możliwością współpracy w przyszłości oraz w celu wymiany wiedzy i informacji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Dane osobowe pracowników lub współpracowników kontrahentów i klientów Administratora (tzw. osób kontaktowych) są przetwarzane w celu kontaktowania się z za ich pośrednictwem z kontrahentami i klientami w związku z bieżącymi sprawami dotyczącymi między innymi wykonywania umów między Administratorem a kontrahentem lub klientem, realizacją współpracy, otrzymywaniem i składaniem zleceń oraz odpowiadaniem na pytania, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Dane osób zapisanych do newslettera Kancelarii są przetwarzane w celu informowania o aktualnościach dotyczących działalności Administratora i marketingu jego usług, w zakresie dopuszczalnym odpowiednimi przepisami regulującymi działalność radców prawnych i adwokatów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Administrator może przetwarzać objęte niniejszą informacją dane osobowe w systemach informatycznych (np. w związku z posługiwaniem się pocztą mailową), co oznacza, że mogą być one również czasowo przechowywane w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemów oraz bezpieczeństwa systemów i danych, np. w związku z wykonywaniem kopii zapasowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora i podstawę prawną tego przetwarzania (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
- Wszelkie zgody na przetwarzanie danych przez Administratora mogą być wycofane w każdej chwili, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.
III. Odbiorcy danych osobowych
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być ujawniane podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz Administratora na podstawie zawartych z nim umów. Mogą to być między innymi: podmioty świadczące usługi księgowe lub usługi IT, agencje marketingowe, firmy rekrutacyjne, kurierzy, dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez Administratora w swojej bieżącej działalności itp.
- Dane osobowe mogą być też przekazywane innym podmiotom na podstawie odrębnych przepisów prawa.
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora mogą być wyjątkowo, jedynie w niezbędnym zakresie, przekazane partnerom Administratora przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, np. w związku ze świadczeniem przez te podmioty na rzecz Administratora usług informatycznych, w tym w chmurze. Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniają stosowane przez Kancelarię odpowiednie zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
IV. Okres przetwarzania danych osobowych
- Dane osobowe przetwarzane przez Administratora w związku z kontaktowaniem się z Administratorem osób, których dane dotyczą drogą telefoniczną, za pomocą poczty e- mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji, a także dane osobowe osób, z którymi Administrator kontaktuje się drogą telefoniczną,za pomocą poczty e-mailowej lub drogą tradycyjnej korespondencji w jakiejkolwiek sprawie są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora, tj. do czasu załatwienia sprawy, której dotyczy rozmowa telefoniczna czy korespondencja lub przez czas trwania danej współpracy czy relacji w ramach działalności gospodarczej.
- Dane osobowe klientów są przetwarzane przez okres trwania umowy czy realizacji danego zlecenia oraz następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową, z którą związane jest przetwarzanie tych danych. W przypadku danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem zawodu radcy prawnego lub adwokata, dane są przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie lub sprawa, w której dane osobowe zostały zgromadzone.
- Dane osobowe kontrahentów Administratora są przetwarzane przez okres trwania umowy czy realizacji danego zlecenia oraz następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową, z którą związane jest przetwarzanie tych danych.
- Dane osobowe kandydatów do pracy lub współpracy z Administratorem biorących udział w rekrutacji są przetwarzane przez czas trwania procesu rekrutacji. Jeżeli kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach przyszłych rekrutacji, dane te będą przetwarzane przez okres 3 lat od ich zebrania przez Administratora.
- Dane osobowe przekazywane Administratorowi podczas spotkań, konferencji (np. w formie wizytówek) są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora będącego podstawą tego przetwarzania.
- Dane osobowe pracowników oraz współpracowników kontrahentów i klientów Administratora (tzw. osób kontaktowych) przekazywane Administratorowi są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora będącego podstawą tego przetwarzania (np. przez czas trwania umowy, z której wykonywaniem związane jest przetwarzanie tych danych osobowych) oraz następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową, z którą związane jest przetwarzanie tych danych.
- Dane osobowe osób zapisanych do newslettera Kancelarii przekazywane Administratorowi są przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora będącego podstawą tego przetwarzania lub do momentu wycofania zgody osoby, której dane dotyczą.
- W przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody Administrator zaprzestaje ich przetwarzania także w przypadku wycofania zgody osoby, której dane dotyczą, na ich przetwarzanie.
- Ponad to, dane osobowe przetwarzane na podstawie uzasadnionego prawnego interesu Administratora przestaną być przetwarzane po wniesieniu przez osobę, której dane dotyczą, sprzeciwu wobec przetwarzania.
- Dane przetwarzane w systemach informatycznych są ponadto przetwarzane przez czas trwania prawnie uzasadnionego interesu Administratora, którym jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów oraz bezpieczeństwa systemów i danych.
- Okres przetwarzania danych może ulec także przedłużeniu w sytuacji, gdy przetwarzanie tych danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń, a następnie w okresie określonym przepisami prawa.
V. Prawa osób, których dane dotyczą
- Osobom, których dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora przysługują następujące prawa:
- prawo do otrzymania informacji o przetwarzanych danych osobowych, dostępu do nich i uzyskania ich kopii;
- prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawdziwe;
- prawo do żądania usunięcia danych np. jeżeli nie są one już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub jeżeli osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę na przetwarzanie;
- prawo do żądania ograniczenia przetwarzania np. w przypadku zakwestionowania prawidłowości danych, na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić ich poprawność;
- prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych przez Administratora w celach marketingowych oraz przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
- prawo do przenoszenia danych tj. do otrzymania tych danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do zażądania przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; niniejsze uprawnienie dotyczy tylko danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy oraz wyłącznie w zakresie, w jakim te dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Ponadto, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, taka osoba ma prawo w każdej chwili wycofać udzieloną zgodę, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
- Aby skorzystać ze swoich praw, osoba, której dane dotyczą powinna skontaktować się z Administratorem. Dane kontaktowe zostały podane w punkcie 1.3. niniejszej informacji.
- Administrator zwraca uwagę, że możliwość skorzystania z praw określonych w punkcie 5.1 może być uzależniona od wystąpienia pewnych okoliczności określonych przepisami RODO. Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Administrator.
- Administrator zwraca również uwagę, że przepisy art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i 19 RODO, tj. prawo do otrzymania informacji o przetwarzanych danych osobowych, dostępu do nich i uzyskania ich kopii, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania oraz obowiązek poinformowania każdego odbiorcy o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub ograniczeniu ich przetwarzania, są wykonywane przez Administratora w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej. Przepis art. 21 ust. 1 RODO, tj. prawo do sprzeciwu, nie ma zastosowania w przypadku danych osobowych pozyskanych przez Administratora w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
VI. Źródło pochodzenia danych osobowych
- Administrator najczęściej otrzymuje dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, np. w dokumentacji rekrutacyjnej, czy na wizytówce.
- W przypadku niektórych osób, których dane dotyczą, np. pracowników lub współpracowników kontrahentów i klientów Administratora (osób kontaktowych), dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od tych osób lub od podmiotów, które reprezentują, np. od ich pracodawców, podmiotów, na których rzecz świadczą usługi lub z którymi współpracują w inny sposób, lub od podmiotów, z którymi osoba, której dane dotyczą i Administrator współpracują. Zakres tych danych obejmuje najczęściej imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko, miejsce pracy oraz informacje o zakresie obowiązków czy wykonywanych czynności na rzecz kontrahenta lub klienta. Szczegółowych informacji w tym zakresie udziela Administrator.
VII. Informacja o dowolności lub obowiązku podania danych
- Podanie danych osobowych, o których mowa w niniejszej informacji jest dobrowolne, jednakże ich podanie i przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów, dla których te dane są przetwarzane, określonych w punkcie 2 powyżej.
VIII. Zmiany i aktualizacja informacji
- Niniejsza informacja jest na bieżąco weryfikowana i aktualizowana przez Administratora. Wszelkie zmiany zostaną opublikowane na stronie internetowej Administratora: https://mfwfialek.com/.